Kako pripraviti uspešen sestanek?

S sestanki, takimi potrebnimi in tudi tistimi, ki se večini zdijo le izguba časa, je prežet naš vsakdan. Včasih so sestanki pač sami sebi namen, spet drugič so odlična priložnost za kovanje novih idej in sprejemanje ključnih odločitev. Da bodo vaši sestanki čim bolj osredotočeni, jasni in produktivni, upoštevajte sedem preprostih nasvetov; uspeh je zajamčen.

Priprava dnevnega reda

Lista udeležencev

Le približna ideja, o čem naj bi na sestanku sploh razpravljali, po navadi ne prinese dobrih rezultatov. Taki sestanki se lahko zavlečejo, verjetnost da boste ostali osredotočeni na temo sestanka, je zelo majhna. Velikokrat se zgodi, da pravzaprav sploh ne pride do pomembnih odločitev, morda imajo udeleženci po sestanku drug drugemu povedati več, kot na samem sestanku.
Da bi bili čim bolj učinkoviti, si torej zapišite dnevni red in ga vsaj dan pred sestankom pošljite vsem povabljenim. Kadar ima določena tema, o kateri boste razpravljali, specifično ozadje, ga že v povabilu obrazložite udeležencem. Če niste organizator sestanka in ne veste, o čem bo na sestanku govora, imate vso pravico organizatorja vljudno poprositi, če vam lahko pošlje dnevni red, da se lažje pripravite.

Kadar sodelavce vabite na sestanek, bodite pozorni na to, kdo se znajde na seznamu. Nikar ne vabite ljudi, ki jih tema sestanka ne zadeva. Vaš namen je namreč obdelati temo in poiskati rešitve, česar ne boste mogli narediti, če kar vse povprek vabite zaposlene. Po drugi strani je priporočljivo na sestanek povabiti ves kolektiv, če gre za bolj občutljive teme, ki zadevajo vso podjetje.  Nujno naj bodo na sestanku prisotni odločevalci, saj brez njih niti najboljše ideje ni mogoče udejanjiti. Sestanki brez odgovornih hitro postanejo neplodni pogovor.

Odmerite čas

Sistem parkirnega prostora

V vabilu in dnevnem redu je priporočljivo predvideti do kdaj bo sestanek trajal. Določite nekoga, ki bo odmerjal čas namenjen posamezni temi, v nasprotnem primeru lahko sestanek postane razvlečen in brez pravega fokusa. Organizator naj bo vedno točen, oziroma naj na sestanek pride nekaj minut prej. Če se boste urnika dosledno držali, bodo sestanki najbolj produktivni, teme, ki se dodatno porajajo, pa niso ključne, zapišite in jih prihranite za drugič.

Kadar med sestankom naletite na zanimive teme, pa jih niste predvidevali in niso ključne za sestanek, uporabite sistem »parkirnega prostora«. To pomeni, da sogovorniku povejte, da je njegova ideja zanimiva,  si idejo zabeležite. O njej pisno ali na naslednjem sestanku premislite in jo uporabite v primerni strategiji. Nikar samo ne »parkirajte idej« potem pa jih pozabite, saj boste izpadli neresno in bodo sogovorniki sklepali, da jih želite le ustaviti.

Potipajte teren

Povratna informacija

Kadar je potrebno, o pomembnih temah izpeljite predsestanke. Lahko gre za neformalne pogovore, ena na ena sestanke ali druge tipe pogovora. Ta način komunikacije je potreben, ko denimo odločate o tem, kateri projekt izpeljati, katerega ovreči. Na ta način na dejanskem sestanku ne bo nelagodnih situacij, saj boste že imeli občutek o stališčih sogovornikov. 

Sestankovalci bodo organizatorja najbolj resno jemali, v kolikor dobijo po sestanku še povratno informacijo. Bodisi telefonski klic ali e mail z zahvalo, morda s ključnimi napotki. Kadar sklepi s sestankov še niso dokončni ali rezultati še niso znani, si pribeležite in o razpletu sogovornike pravočasno obvestite.

Beležite pomembne ugotovitve s sestanka

Glavni namen beleženja podrobnosti je, da se spomnite zanimivih vprašanj ali zadolžitev o katerih je bilo govora na sestanku. Buljenje v telefon ali tablico in tapkanje po ekranu pri sogovornikih vzbuja nelagodje, saj bo izgledalo, da ste nezainteresirani za pogovor in preverjate pošto. Zato jih pred sestankom seznanite s tem, da si boste delali zapiske, še bolje pa je, če si pomembne reči beležite v poslovnik v papirnati obliki. Še najlažje se boste organizirali, če s seboj prinesete kopijo dnevnega reda in nanj zapisujete pomembne ugotovitve.

Avtorica: Helena Odlak Kosi