II. del: »Bijete bitko s časom in sami s sabo?«

Moj namen ni le, da vam povem, da ne delajte več nalog hkrati in da se redno sproščajte in redno »kafetkajte« v službi, da ne boste pregoreli. Ker v tem primeru, bi šli jutri v službo in padli v realnost, ki ne omogoča nekih nerealnih receptov.

Poglejmo si konkretne dobre prakse, orodja, tehnike, rešitve, ki nam pomagajo biti učinkoviti. Eno izmed orodij, ki jih vedno  uporabljam pri svojem delu z zaposlenimi je NAČRTOVANJE NALOG IN POSTAVLJANJE PRIORITET.

Ena izmed najpomembnejših operativnih nalog je učinkovito načrtovanje nalog

Sledimo 5 korakom za izvedene aktivnosti

  •  napišete seznam aktivnosti: naloge, termini, nedokončano delo,
  • ocenite dolžino trajanja aktivnosti,
  • odločite se glede prioritet,
  • fokus in akcija brez motilcev,
  • kljukate izvedene naloge (in možgani bodo veseli), oziroma ne izvedene vpišete v koledar.

Realistični plan nalog naj v osnovi vsebuje le tisto, kar želite oz. morate opraviti v tem dnevu – in tudi zmorete. Kajti, bolj se vam zdijo vaši postavljeni cilji dosegljivi, bolj koncentrirate in usmerjate svoje moči na dosego teh ciljev.

Načrtovanje nalog

JOJ TE PRIORITETE!?!

Ali veste kdaj pride do največ konfliktov? 

Ko zaposleni postavijo svoje osebne lastne interese pred interes podjetja.

Včasih se zaposleni ne zavedajo zakaj so na delovnem mestu. Ne zato, da bi bili prijatelji s sodelavci, ali da bi naredili le naloge, ki so jim všečne, ostalih pa ne.

Ali se pogosto vprašate, ali naj to naredim, ali ne? Takrat poglejte ali vam ta aktivnost prinaša kratkoročne, ali dolgoročne koristi, ali zgolj finančno korist ali mogoče tudi mentalno korist. Tako pridete hitreje do rešitve hitreje.

Prioritete si postavljamo glede na nujnost in pomembnost v podjetju. Iz tega razloga je nujno potrebna jasna, ažurna komunikacija v podjetju v obliki hitrih dnevnih sestankov, rednih sestankov posameznih timov, strateških sestankov vodstva, vzpostavljen sistem komunikacijskih poti (kdo je kako in kdaj o čem obveščen), table in monitorji za obveščanje, ter proaktivno usmerjeni sodelavci.

Fokus & akcija
Kaj pomeni fokus brez motilcev

V delovnem procesu imate veliko motilcev. Največji motilci so sodelavci, ki neprestano hodijo v pisarno, temu sledijo telefoni.

Prejšnji teden sem čakala na hodniku podjetja, da mi pripravijo predavalnico za delavnico, ki sem jo imela z njihovimi zaposlenimi in sem opazovala dogajanje. Vrata vseh pisarn v tistem nadstropju so bila odprta in ves čas sem imela občutek, da sem na železniški postaji, tako pestro dogajanje je bilo iz ene pisarne v drugo, ves čas. Nato sem slišala dve sodelavki, kako se z resnično agresivnim glasom jezita, da bosta morali ostati vsaj dve uri dalje v službi, da bosta opravili vse, kar je potrebno za naslednji dan: »Danes je pa nori dan, ves dan mi hodijo ven in noter in me ves čas motijo. Komaj začnem nekaj delati, me že zmotijo.« Kaj storiti? Najprej se je potrebno dogovoriti in uskladiti v oddelku oz. celem podjetju koliko časa vas sodelavci potrebujejo in ste jim na razpolago in koliko časa potrebujete za operativno delo, za katerega potrebujete fokus, da lahko izpolnite vse delovne načrte in delate brez napak. Na vrata napišete urnik, čas ko ste na razpolago sodelavcem in čas, ko opravljate operativno delo. To je lahko pol ure operativnega dela in pol ure razgovorov, lahko so razgovori vsako polno uro 15 minut, ali pa govorilne ure nekaj krat tedensko. Pomembno je, da se preveri in dogovori, ter sprejeme kot del komunikacije v podjetju.

Poznate koga, ki hodi v službo uro ali dve preden pridejo sodelavci, oziroma odide domov dve uri kasneje kot ostali? Meni zelo pogosto znan primer, ko mi zaposleni potožijo, da imajo samo takrat čas, da lahko v miru nekaj naredijo.

BOLJ KOT IMATE ČAS RAZDELJEN, BOLJ STE PRODUKTIVNI

PRODUKTIVNOST dosežemo tako, da dosežemo čim večji FOKUS, KO DELAMO ob čim manj motenj.

Poglejmo konkretno – od načrta do izvedbe: naredili ste si načrt aktivnosti, postavili prioritete, fokus imate na izbrani aktivnosti brez motilcev (urnik, telefon). Čas vas preganja.

Vzemimo primer, da je naša izbrana aktivnost priprava mesečnega delovnega načrta za naš tim. Operativno izvedete nalogo, nato je potrebno to operativno zadevo dogovoriti, jo spraviti v življenje.

Se vam je že zgodilo, da ste nekomu nekaj več krat povedali, pa ni naredil, ni slišal, je ignoriral.  Zakaj? Ker niste nagovorili tisti komunikacijski kanal, ki ga ima najbolj odprtega. 65 % ljudi je vizualcev. To pomeni, da bodo ta delovni načrt spoštovali le, če ga bodo dobili  v pisni obliki, da ga bodo videli. Mi pa mislimo, da če nekaj povemo, je zadeva opravljena. Ne, ni. Predstavljajte si, da držite v rokah zaprto plastenko in poskusite vanjo zliti vodo. Kaj se zgodi? To se dogaja vašim sodelavcem, če ne uporabite vseh komunikacijskih kanalov – oči, ušesa, roke. Vidite kdaj pride do konfliktov. Ko ni jasne ustrezne komunikacije. Sprašujte, aktivno opazujte in bodite jasni. Poskrbite, da bo čas vaš zaveznik in ne sovražnik, končajte bitke s časom, da (p)ostanete zdravi in učinkoviti, ter zadovoljni – v vseh svojih treh življenjih.

Tisti, ki ste uravnoteženi. Vi ste kos časovnim pritiskom, sposobni ste uravnavati stresne situacije, ter posledično opravljate svoje delo učinkovito.

Strokovna sodelavka za razvoj zaposlenih in komunikacijo mag. phil. Mihela Baranašič