Orodja in tehnike za učinkovito komunikacijo in dobre odnose v podjetju

Zakaj potrebujemo orodja in tehnike za učinkovito komunikacijo?

Želite doseči nekaj velikega? Imate orodja za dosego le-tega?

Pot se začne z majhnimi koraki, ki pripeljejo do velikih rezultatov. Tako kot vrtnar potrebuje grablje, motiko, samokolnico, da obdela svoj vrtiček in žanje svoj pridelek, tako tudi potrebujemo orodja, ko želimo žeti pridelke, ko komuniciramo in vodimo ljudi ter procese. Brez tega gre, vendar dosti težje, z dosti več naporov, poskusov, ni pa pravih rezultatov, ni razvoja.

Vsi smo ljudje. Tudi direktorji, vodje, managerji. Vsi imamo močne strani in vsi imamo priložnosti za izboljšavo. Imamo talente, imamo izkušnje. In imamo kompetence, kot smo si jih do sedaj razvili tekom naših delovnih izkušenj, osebne rasti in v okviru svojih želja, ambicij.

Kompetenc in veščin vodenja ljudi si nismo pridobili v šoli, med študijem, ker učni načrti tega takrat niso vključevali, še danes le redko kje. Bolj ne, kot ja. Tako da je odvisno od dodatnega usposabljanja posameznika, katere kompetence je dodajal v svoj spekter kompetenc, koliko časa in pozornosti je kdo namenjal svoji poslovni in osebni rasti , ter zelo pomembno koliko je kdo treniral te kompetence. Poslovni svet lahko zelo lepo in nazorno primerjamo z vrhunskimi športniki. Kako doseže vrhunski športnik vrhunske rezultate?  S treningom. Rednim trdim treningom in rastjo, razvojem svojih kompetenc kot vodja. Poleg tega zelo pomembno, kaj ima vrhunski športnih? Trenerja ja. Tudi vrhunski poslovnež, vodja, direktor ima svojega trenerja, coacha, svetovalca na več področjih, kajti vsi smo ljudje in vsi potrebujemo podporo in pomoč. Da pa dosežemo res vrhunske rezultate potrebujemo orodja in tehnike, tako kot vrtnar zato, da mu vrt bogato obrodi, tako kot zidar potrebuje orodje, da hitro, kvalitetno sezida hiš, ali pa tako kot dandanes lažje in hitreje izkopljemo jame z bagerji, ne pa več ročno kot nekoč.

FEEDBACK BURGER

Feedback je namenjen za podajanje KRITIKE – učinkovite povratne informacije.

Primer učinkovite konstruktivne kritike:

»Janez, jaz vem, da si ti zelo dober sodelavec in na tem delovnem mestu delaš že 20 let. Vem, da poznaš svoje delo. To da pa si zopet pisal ponudbe
2 tedna in nas je potencialni kupec klical in se pritožil, da še ni dobil ponudbe, pa se mi zdi od tebe zelo neodgovorno.
…….
…….
…….«

FEEDBACK BURGER

Torej orodje feedback burgerja nam pomaga, da učinkovito peljemo proces kritike, z namenom, da nekdo nikoli več ne naredi nekaj kar ni koristno. Najprej človeka celo pohvalimo, ampak ne pojemo slavospeve ker je nekaj narobe naredil. Ampak izrečemo le stavek, da ga kot človeka obravnavamo dostojanstveno.

Potem pa pridemo na kritiko, ves čas govorimo le o temi ne napadamo človeka. KRITIKA MORA BITI JASNA, DIREKTNA. Zajema naj kaj se je zgodilo, kako se je zgodilo. Zakaj in kakšne so posledice. Kritiko dajemo, da rešimo situacijo, ne zato da ga hvalimo. S takim načinom komunikacije mu naprtiš  nahrbtnik z zelo veliko odgovornostjo. 
Zdaj pa si predstavljajte, da bi od jutri naprej vsi v vaši organizaciji komunicirali na takšen način. SPOŠTLJIVO DO LJUDI, KRITIČNO DO NAPAKE KI JO NAREDIJO. Napako je treba skritizirati. Kritiziram samo temo. Ne kritiziram ljudi.

 

Od zdaj naprej imate vi odgovornost, da se boste začeli drugače obnašati. Ker tisti, ki nimajo tega znanja, ne poznajo teh orodij, tisti bodo še naprej komunicirali po starem vzorcu.

Postavljanje vprašanj

V razgovoru SPRAŠUJ, – da dobiš dodatne informacije,
                                          – razloge Zakaj?
                                          – da ugotoviš „luknje“, izgovore

3 koraki: DoKONČAJ RAZGOVORE + ukrepaj + SPREMLJAJ DOGOVORE.

„Kaj misliš s tem, ko praviš, da je plača prenizka?“
„Kaj za tebe pomeni, da naj delam hitreje?“

Reševanje konfliktov

Konflikt na delovnem mestu je neizogibna resničnost. Pomembno je obvladovanje tega konflikta, ker lahko nerešeni konflikt vpliva na odnose med ljudmi in skupinami ljudi. Oboje lahko močno vpliva na organizacijsko kulturo in produktivnost delavcev .

Voditelji bi morali biti sposobni obvladovati konflikte in ustvarjati situacije, v katerih lahko vsi sodelujejo.

Zakaj bi se danes podjetniki, direktorji, vodje ukvarjali s konflikti? ALI ste kdaj analizirali konflikte? Stroške ki vam povzročajo konflikti – čas, denar in človečki viri so vključeni v konflikte.

V tem času SPREMEMB si nobena organizacija ne more privoščiti zamer, podtikanj, nekomunikacije med sodelavci…zaradi česar delo ni opravljeno, stranke niso zadovoljne, podjetje utrpi škodo v poslovanju in zaposleni zbolevajo ali pa zapuščajo podjetja, zapuščajo vodstva, ki ne reagirajo na konflikte. Ja, SODELAVCI ZAPUŠČAJO VODSTVA, KI NE REAGIRAJO NA KONFLIKTE. Ne zapuščajo podjetja ali sodelavce.

Bolj kot so zaposleni v odnosih brez konfliktov, zamer, bolj učinkovito sodelujejo, opravljajo svoje naloge in bolj fleksibilni so, in tako je bolj fleksibilno tudi podjetje, kar je nujno v časih sprememb!

5 najbolj zahrbtnih STROŠKOV  konflikta:

  1. Ljudje so manj učinkoviti kadar so v konfliktu s sodelavci. Delujejo pod pritiskom, ne morejo uresničiti osebne in poslovne cilje, več je napak. Managerji, ki se znajdejo sredi konfliktov pogosto postanejo razdražljivi in zato slabše načrtujejo prihodnost podjetja. Ostanejo pri tem kar poznajo in kar je varno.
  2. Če je med sodelavci SPOR ki ga ne rešimo, povzroči, da osebi ne moreta učinkovito komunicirati. Zato je njuno sodelovanje nemogoče na delovnem mestu. Vse to se šiti med sodelavce in nadrejene.
  3. Managerji ali vodje, so lahko zaradi konflikta negotovi, izčrpani, in celo odmaknjeni od svojih sodelavcev. Pri delu ne izkoristijo vsega svojega potenciala in tudi z drugimi ne zmorejo dobro sodelovati.
  4. Konflikti ki postanejo javni, vplivajo na zaupanje strank in zmanjšajo ugled podjetja.
  5. Postopki na sodiščih so dragi, dolgi, katastrofalni za ohranjanje odnosov.

Ločimo več vrst konfliktov.

Konflikt ciljev: cilj vodje proizvodnje je, da naredi sodelavec Janez 100 dobrih kosov na dan, cilj sodelavca pa je, da je dela po svojih zmožnostih in na koncu delovnega dne je naredil 80 dobrih kosov (izvira iz nasprotujočih si ciljev, želenih izidov in pričakovanih dosežkov med sodelavci).

Konflikt spoznanja: moje mnenje, ideja ni enako tvojemu mnenje (nastane zaradi nestrinjanja z mnenji ali idejami drugih, oziroma takrat, ko spoznamo, da so naše misli nezdružljive z mislimi sodelavcev).

Konflikt čustev: jaz sem zadovoljen z mojim delom, ti si nezadovoljen in sva v konfliktu ( nastane, ko zaznamo, da so naši občutki in čustva drugačni od drugih. Sem spadajo tudi pojavi nezadovoljstva, pretirana občutljivosti, nestrpnosti, zamerljivosti in podobno).

Največ konfliktov, s katerimi se srečajo zaposleni, je povezanih z vlogami. KAJ OD MENE PRIČAKUJE VODSTVO? KAJ SO MOJE NALOGE? KAJ NATANČNO NAJ DELAM IN KOLIKO? KAJ JE MOJA VLOGA? NIMAM INFORMACIJ O CILJIH TEGA DNE, TEDNA, KAKŠNE BODO POSLEDICE?    

Konflikt vloge se pojavi, ko je zaposleni izpostavljen močnemu pritisku zaradi neusklajenosti nalog oziroma pričakovanj od njega. Pojem vloga pomeni tu naloge zaposlenega, ki naj bi jih posameznik opravil; npr. vloga računovodje je, da redno izdaja fakture, itd,  Posamezniki, ki se gibljejo v različnih skupkih nalog, se srečujejo z raznimi težavami. Tako pride velikokrat do nejasnosti vloge, ki vključuje neprijetne izkušnje pri delu v zvezi z dvoumnimi informacijami o načinu opravljanja dela, neustreznimi informacijami o ciljih, ki jih je treba doseči ter negotovostjo o posledicah ukrepov, ki vplivajo na vedenje posameznika, kot npr. napredovanje, nagrajevanje, odpuščanje in podobno. Konflikt tako nastane, ko je oseba izpostavljena neusklajenemu pritisku v zvezi s pričakovanji, njegova izrazitost pa je odvisna od moči pritiska in nagrade, ki jo izvaja nosilec vloge.

Obstajajo različne tehnike – 5 različnih stilov.

Po navadi ljudje uporabljajo 1 ali 2  in se drugih sploh ne zavedajo. Pomembno je,  da vse poznamo, 3 so bilj produktivni, 2 sta manj produktivna.

Te tehnike potrebujete ves dan, karkoli delate, ali s strankami, ali sodelavci, pri vodenju, doma… 20 X NA DAN.

Vrhunski komunikatorji dosežejo win-win situcijo, torej da zmagata obe strani, oba sogovornika, minimalno pa bi naj dosegli vsaj kompromis. Rezultat je isti, samo občutek je drugačen.

ASERTIVNOST kot nujna veščina za uporabo orodij za učinkovito komunikacijo.

Kaj je asertivnost? Beseda asertivnost je v slovenskem prostoru slabo poznana. Izhaja iz anglosaksonskega jezikovnega območja. Njena korena »assert« in »be assertive« pomenita zahtevati nekaj, zagovarjati se, postaviti se za svoje pravice, izražati gotovost in samozavest.

Najbližji sopomenki asertivnosti sta besedi samozavest in samozavedanje, ki pa ne opišeta njenega širokega pomena. Samozavest pomeni le zaupanje v svoje sposobnosti, asertivnost pa je veliko širši pojem. Asertivnost pomeni način vedenja, mišljenja in komuniciranja, pri katerem tako na besednem kot telesnem nivoju jasno in odločno izražamo svoje potrebe, čustva, želje in mnenja na način, ki je spoštljiv tako do nas kot tudi do sogovornika. Aseretivnost pomeni tudi zmožnost izbiranja in spreminjanja svojega vedenja.

Delegiranje

  1. KAJ je potrebno narediti– naloga, CILJ, rezultat (+odstopanja, morebitne težave, brez negativizma).
  2. KDO je najprimernejši, kdo je najbolj usposobljen. KDO prevzema ODGOVORNOST, KDO je podpora (vsi vključeni v to nalogo)
  3. KAKO naj nekdo nekaj naredi – POSTOPEK (kateri oddelki vključeni, komunikacija – interna, zunanja)
  4. KATERE INFORMACIJE, KATERI dokumenti (tabela usposobljenosti, dokument v zvezi z varnostjo, itd)
  5. ZAKAJ? Kaj je namen naloge + kaj je VREDNOST NALOGE + kaj s bo zgodilo če naloga ne bo skladna s standardi, merili, načrtom…
  6. KDAJ? Začetek, konec, vmesni termini za vmesna preverjanja

Kdor je kadarkoli vodil projekte, razume pomen prenosa pooblastil. Delegiranje pomaga razvijati zaposlene s postopnim povečevanjem delovnih odgovornosti in odgovornosti. Uspešna delegacija pozna ljudi, s katerimi sodelujete, in je prirojeno razumevanje, kaj lahko drugi storijo – če se mu da priložnost. Če se želite naučiti zaupati in razviti druge za izvajanje nalog, sta potrebna spretnost in praksa. Ko pa se enkrat nauči, je lahko za vodjo zelo osvobajajoče in mu omogoča izvajanje nalog na višji ravni.

Na poti k odličnosti

KONTAKTNI PODATKI

PIOS 365 d.o.o.
ID za DDV: SI17070325

Phone: +386 51627054

Email: info@pios.si

Web: www.pios.si