Onboarding v podjetju

Če vas je čakalo polno opremljeno delovno mesto, mentor, ki vam je podrobno predstavil vizijo podjetja, način dela in kopico pomembnih malenkosti, sodite med peščico novozaposlenih, katerih podjetje ima jasno vizijo in cilje, predvsem pa zastavljen sistem tako imenovanega onboardinga.

Se spomnite svojega prvega dne na delovnem mestu? Verjetno ste polni pričakovanj zjutraj komaj čakali, da zapustite dom in skočite novim izzivom naproti. Žal pa se naša pričakovanja po navadi bistveno razlikujejo od tega, kako vklop v novo okolje dejansko poteka.

Od tega, kako sprejmete novega sodelavca, je odvisna njegova zagretost, učinkovitost in motivacija za delo.

V praksi je takih primerov žal še zmeraj občutno premalo. Kadrovske službe velikokrat opravljajo predvsem administrativno funkcijo, pri poteku onboardinga pa zaškripa, bodisi zaradi pomanjkanja znanja in izkušenj, ali preprosto zaradi slabo vzpostavljenega sistema. Resnici na ljubo, v podjetjih, sploh manjših, velikokrat sistema sploh ni.

Strokovnjaki ocenjujejo, da je ob primernem delovnem mestu novozaposleni posameznik praviloma bolj motiviran od ljudi, ki so v podjetju zaposleni pet ali več let. Za delodajalca je torej nujno, da to zagretost izkoristi in zaposlenega še dodatno motivira. To pa je mogoče le takrat, ko so pričakovanja in naloge vsakega od udeležencev ekipe, jasna in dosegljiva. Če pričakovanja novega zaposlenega presegajo razmere v katerih se je znašel, tudi motivacija hitro upade. Velikokrat je razočaranje tako veliko, da že po nekaj mesecih aktivno išče novo delovno mesto. S tem veliko izgubita obe strani. Zaposleni je  izgubljal svoj čas na neprimernem delovnem mestu, podjetje pa bo v kratkem moralo ponoviti iskanje, novega sodelavca bolj ali manj uspešno uvajati in pri tem paziti, da ne ponovi napake. Ob tem seveda nastanejo tudi stroški, ki bi se jih z dobrim načrtovanjem zlahka izognili. Morda ste kot delodajalec celo izgubili nepogrešljiv potencial, vendar je po toči zvoniti žal prepozno.

Zaposlenega seznanite s politiko in delovno klimo

Kako naj poteka onbfoarding?

Sodobni trendi kažejo, da se dobro organiziran onboarding, torej sistematsko vključevanje primernega kadra na delovno mesto, začne že bistveno prej kot ob prvem delovnem dnevu.

Pravzaprav se sam proces začne že vsaj ob prvem informativnem razgovoru. Sledi podpis pogodbe, ko zaposleni praviloma prejme tudi vso potrebno dokumentacijo in napotke, kaj vse še mora postoriti, preden prične s prvim delovnim dnem.

Dobro zastavljen onboarding sistem mora biti strateško zasnovan. Gre za proces in ne enkraten dogodek. Traja različno dolgo, predvidoma od 3 do 6 mesecev, odvisno od strukture podjetja in delovnega mesta, ki ga je kandidat zasedel. Ključnih za počutje in motiviranost zaposlenega naj bi bilo prvih trideset dni od nastopa službe. Povedano preprosteje, če kot delodajalci v prvih tridesetih dneh ne boste dobro poskrbeli za vključenost kandidata, boste to kasneje zelo težko nadoknadili. Najbrž se bo vdal v usodo in jo morda popihal ob prvi bolj mamljivi ponudbi.

Če se zgledujemo po primerih dobre prakse iz tujine, vidimo, da imajo velikokrat podjetja pripravljena online izobraževanja, novincem določijo mentorje, poskusijo tudi zagotoviti sogovornika ob vsaki nejasnosti, onboarding naj bi bil namreč izrazito dvosmeren proces. Ponekod zagovarjajo, naj kandidat že prvi dan spozna tudi ključne zaposlene v podjetju, vsekakor pa neposredno nadrejene.

Ključni elementi onboardinga:

  • Razviti kratkotrajne in dolgotrajne načrte integracije
  • Natančno opisati delovno mesto, njegove zahteve in pričakovanja
  • Natanko opredeliti vlogo zaposlenega
  • Spoznavanje zaposlenega znotraj kolektiva in z zunanjimi skupinami
  • Omogočeno usposabljanje, izobraževanje z določenim časovnim okvirjem
  • Predati je potrebno dokumentacijo o postopkih in ravnanjih, kadar gre za izredne razmere. Potrebno je opredeliti tudi pristojnosti zaposlenega
  • Podpora pri razumevanju poslanstva, vizije, politike in kulture podjetja
  • Zagotoviti je potrebno obvladljivost dela
  • Jasno je potrebno opredeliti merila in standarde pri delu

Pomembno je tudi:

  • Dobro spoznati zmogljivosti zaposlenega
  • Spoznati tudi osebne lastnosti in interese (temu pravimo tudi personalizacija onboardinga. Zaposleni, ki vidi, da se cenjeni njegovi osebni vidiki, bo namreč bolj motiviran in zadovoljen)
  • Ponekod se potrudijo, da zaposleni že prvi dan opravi kako manjše pomembno delo. Prvi dan naj bi bil ključen za zadovoljstvo in motivacijo!
Kandidate spoznajte in mu dajte vedeti, da je del enotne ekipe

Bistvene napake, ki jih delajo podjetja:

  • Nimajo izdelanega procesa onboardinga
  • Nimajo jasno opredeljenih nalog in zadolžitev
  • Prenasičenost z informacijami (zaposlovalec v nekaj ur stlači vse informacije in s tem odkljuka svojo dolžnost. Zaposlenega preveč informacij hkrati zmede, istočasno pa ga to ne motivira, temveč kvečjemu prestraši)

Namesto, da se podjetje vpraša, ali si lahko privošči stroške učinkovitega onboardinga, se je potrebno vprašati, ali si lahko privoščimo bistveno višje stroške, če onboardinga ne izvedemo (visoki stroški zaradi fluktuacije, nerazumevanja dela, nezadovoljstva, nemotiviranosti, odsotnosti z dela).

Za kvaliteten onboarding imajo sistem vključevanja praviloma zastavljen večja podjetja. Težava, na katero je nujno opozoriti, je da se majhna in mikro podjetja s tem vse premalo ukvarjajo. Prepričanje, da se onboardingu v mikro podjetju ni potrebno posebej posvečati, so napačna, saj je prav vključevanje ključno za uspešnost. Zato naj majhnost nikakor ne bo razlog, da se procesa lotite »po domače« ali pa, kar je žal bolj kot ne stalna praksa, sistema sploh nimate. Morda je prav način vstopa na novo delovno mesto v mikro podjetju še toliko bolj pomemben, saj so tam zadolžitve praviloma bolj raznolike in zato za kandidata še manj obvladljive. Nikar naj vam torej ne bo škoda časa, ki ga vložite v integracijo novega člana, saj se vam bo dober sistem na tem področju posebej obrestoval!

Fotografije: pexels.com, pixabay.com