Letni razgovor – nadležna formalnost ali priložnost za rast?

Letni razgovor – nadležna formalnost ali priložnost za rast?

Redni letni razgovori imajo veliko »kilometrine« predvsem čez lužo. Pri nas so stalnica predvsem v javnih podjetjih, sicer pa praksa kaže, da se ponekod, kjer so že bili stalna praksa, opuščajo. Spet druga podjetja, predvsem tista z manj zaposlenimi, pa ne vedo, kako bi se jih lotila.

Kadar gre za upravljanje s človeškimi viri, je situacija pogosto kočljiva. Dejstvo je, da so letni razgovori praviloma neprijetno opravilo – tako za tistega, ki se znajde v vlogi ocenjevalca, kot seveda za tistega, ki je v razgovoru ocenjevan. Če na razgovore gledate kot na »modno muho« in »nujno zlo«, je pred vami nekaj mukotrpnih ur. Če pa boste razgovore sprejeli koz izziv in iz njih iztržili kar največ – torej načrtovali rast in razvoj svojega kadra – lahko razgovori prinesejo ogromno dobrobiti in so kot taki odlična priložnost za rast!

KAKO KONSTRUKTIVNO VODITI RAZGOVOR?

Da bi oceno stanja podal karseda razumljivo, korektno in predvsem brez nepotrebnih pritiskov, mora biti ocenjevalec izurjen na več področjih. Sestanek mora biti napovedan dovolj zgodaj, da se zaposleni in nadrejeni naj lahko pripravita. V mnogih podjetjih velja praksa, da pred razgovorom zaposleni izpolni vprašalnik. V tem primeru je dolžnost nadrejenega, da tak vprašalnik pošlje vsaj dva tedna pred razgovorom, zaposleni pa naj izpolnjeni vprašalnik vrne vsaj teden dni pred sestankom, saj bo njegov nadrejeni le tako lahko preučil odgovore in pripravil načrt. Zlato pravilo, ki bo prihranilo marsikatero nevšečnost je, da sta oba udeleženca enakovredna partnerja! Odmerjeni čas je namenjen izmenjavi mnenj, govorjenju, pojasnjevanju, predvsem pa poslušanju.

Letni razgovor-nadležna formalnost ali priložnost za rast

Če k vašemu delu sodi tudi vodenje rednih letnih razgovorov, upoštevajte nekaj preprostih pravil, ki bodo sestanku dodale vrednost:

  • Sestanek napovejte dovolj hitro, da se oba udeleženca lahko nanj pripravita
  • Upoštevajte odgovore zapisanje v vprašalniku, če ga uporabljate
  • Vzdušje naj bo sproščeno, na sestanek se odpravite pozitivno naravnani
  • Če je le mogoče, naj razgovor poteka na nevtralnem terenu, torej ne v vaši pisarni ali na delovnem mestu zaposlenega. Izkoristite dano situacijo, morda zaposlenega povabite v sejno sobo. Po nekod v svetu redne letne razgovore opravijo denimo v parku
  • Poskusite opraviti le en razgovor dnevno
  • Razgovor opravite zgodaj dopoldne (raziskave kažejo, da je idealni čas okrog desete ure dopoldne)
  • Zaposlenemu dovolite, da pride direktno na razgovor, torej mu pred tem ni potrebno biti na delovnem mestu. Na sestanek bo bolj osredotočen, kot če ga pokličete sredi delovne vneme.
  • Če je mogoče, naredite dva sestanka: prvi je ocenjevalni, čez mesec dni pa opravite še svetovalnega – če boste oba opravili sočasno, boste stežka preklapljali med funkcijo ocenjevalca in funkcijo svetovalca!
  • Svoje stališče izrazite spoštljivo in jasno – zaposlenemu natančno pojasnite, kaj se od njega pričakuje
  • Izogibajte se posplošenim povratnim informacijam, svoja pričakovanja poskusite čim bolj natančno opredeliti
  • Naučite se poslušati
  • Dogovore zapisujte, en izvod obdržite in shranite, kopijo pa posredujte tudi svojemu zaposlenemu
  • Sestanek naj ne traja več kot dve uri
  • Če vam čas omogoča, na ocenjevalnem sestanku ne razpravljajte o plači in dodatkih, če na voljo nimate novega termina, pa temo uvrstite na sredo sestanka in ne na konec
  • Če ste dovolj izurjeni, uporabljajte coaching prijeme – zaposlenega poslušajte in vodite tako, da bo sam prišel do odgovorov, namesto da jih predlagate sami
  • Zavedajte se, da je pogovor in ocena le začetek procesa in morate rezultate beležiti in spremljati vse leto

Ali ste vedeli?

  • Pravilno izvedeni letni razgovori lahko k poslovanju podjetja ogromno doprinesejo. Če jih boste zastavili konstruktivno in spremljali njihove rezultate, so dobrodošli spodbudnik rasti in razvoja podjetja.
  • Podjetja, kjer opravljajo letne razgovore, naj poskrbijo, da jih bodo deležni prav vsi zaposleni
  • Zaposleni imajo pravico razgovor tudi odkloniti, če imajo za to utemeljen razlog
  • Učinkovitost na razgovorih se bistveno zmanjša, če na dan opravite več kot en razgovor

Da redni letni razgovori ne bodo zgolj nadležna formalnost, se moramo nanje torej temeljito pripraviti. V prvi vrsti se je potrebno priučiti veščin dobrega vodje razgovorov, po opravljenem razgovoru pa se pravo delo praviloma šele začne. Tudi pri letnih razgovorih gre pravzaprav za dinamičen proces, ki se z leti razvija in izpopolnjuje.

Da postaneš dober vodja letnega razgovora, se je te veščine potrebno priučiti

Začetki letnih razgovorov imajo res že večstoletno tradicijo, saj segajo že v čas pred industrijsko revolucijo, koreniti premiki tega sistema pa se dogajajo iz leta v leto. Razvijajo se v smer celovitega modela upravljanja delovne uspešnosti. To s seboj nujno prinaša:

  • Prenovljene opise delovnih mest (za večjo uspešnost posameznika mora vodja čim bolj temeljito opredeliti kaj od njega pričakuje i kako naj zaposleni to doseže)
  • Prenovljene vsebine razgovorov
  • Razvoj kadrov – velika večina strokovnjakov priporoča coaching modele vodenja
  • Nagrajevanje in napredovanje naj bi potekalo osredotočeno na posameznikovo notranjo motivacijo

Škarje in platno so torej v rokah odgovornega vodstva, kaj bo iz tega ukrojeno – dolgočasna formalnost, ki je sama sebi namen ali pa pomemben dejavnik razvoja – o tem odločate sami!